E-Mail Dienste – Sicher Mailen

So gut wie jeder Internetnutzer besitzt auch einen E-Mail Account. Doch über die Auswahl des E-Mail-Providers machen sich nur die wenigsten Verbraucher Gedanken. Neben den großen Anbietern gibt es noch einige kleinere, die empfehlenswert sind. Wir haben sie unter die Lupe genommen.

Worauf bei der Wahl des E-Mail Dienstes achten?

Unternehmen nutzen meistens einen E-Mail Account unter der firmeneigenen Domain, während private Verbraucher lieber E-Mail Dienste nutzen. Besonders beliebt sind dabei Anbieter aus Deutschland, so hat beispielsweise jeder vierte Deutsche einen E-Mail Account von GMX. In der Regel werden die kostenlosen Angebote der Webmailer genutzt, besonders sicher sind allerdings die kostenpflichtigen Varianten. Wir haben in unserem Ratgeber die Webmail Dienste näher nach ihrem Funktionsumfang untersucht. Im Jahr 2015 wurden zum Beispiel in Deutschland etwa 537 Milliarden E-Mails versendet.

Speicherplatz: nur die kostenpflichtigen sind unlimitiert

Eines der wichtigsten Kriterien für die Wahl eines Maildienstes ist der Speicherplatz. Besonders die kostenpflichtigen Dienste geizen damit nicht und bieten teilweise sogar einen unlimitierten Speicher an. Viele Provider unterscheiden zwischen Speicher für die E-Mails und für Dateien. Erhält der Kunde eine E-Mail mit einer Datei als Anhang, so belegt sie den Speicher für die E-Mails. Wer möchte, kann den E-Mail Anhang allerdings in den Datenspeicher schieben.

Einige Provider machen es möglich, dass Cloud Dienste wie Dropbox oder OneDrive mit dem E-Mail Account verbunden werden können, sodass die E-Mail Anhänge oder andere Dateien dort gespeichert werden können. Allerdings fallen abhängig vom Tarifmodell auch für die Dropbox oder OneDrive Kosten an.

Sicherheit: Verschlüsselung der Anbieter

Wer eine E-Mail versendet, der sollte sich auch im Punkt der Sicherheit Gedanken machen. Der Inhalt ist keinesfalls privat, denn Kriminelle und Geheimdienste können mit einem nur sehr geringen Aufwand Mails abfangen und natürlich auch lesen. Bei Providern aus den USA, wie beispielsweise die Mail-Services Yahoo!, Google oder Hotmail, muss damit gerechnet werden, dass US-Behörden den Anbieter dazu zwingen Kundendaten herauszugeben. Dies ist bei einem deutschen Service nicht möglich. Doch auch hier ist man nicht gegen Spionage gefeit: wer beispielsweise die Mails in seinem Android Handy oder seinem iPhone sichert, der nutzt hierfür sehr wahrscheinlich eine Cloud und somit liegen diese Informationen wiederum auf den Servern von Google oder Apple, wodurch ein Zugriff durch US-Behörden gegeben ist.

Es gibt aber einige Regeln, wie die Sicherheit der Daten doch noch gegeben ist. Generell gilt: in einer Mail nichts Vertrauliches schreiben. Die Faustregel sagt: Etwas, was nicht auf einer Postkarte geschrieben werden würde, gehört auch nicht in eine E-Mail. Außerdem hat es sich bewährt, sich mehrere E-Mail Accounts zuzulegen, unter ihnen auch anonyme, damit es möglich ist, Nachrichten von unterschiedlichen Anbietern aus zu schreiben und zu versenden. Wer ein Desktop Mailprogramm wie Microsoft Outlook nutzt, der kann alternativ auch kostenlose Software, wie zum Beispiel Mozilla Thunderbird, nutzen. Dieses Programm bietet ähnliche Funktionen, verfügt aber über deutlich erweiterte Sicherheitsstandards.

 

Mails sicher versenden durch Verschlüsselung

Am besten können sich Verbraucher vor Spionage schützen, indem sie ihre E-Mails vor Versendung verschlüsseln. Dann kann nur der Empfänger die Mail lesen, sofern er das gleiche Programm nutzt und den Entschlüsselungscode kennt. Zum Verschlüsseln gibt es verschiedene Programme, wie zum Beispiel GnuPGP. Die Software ist kostenlos und wer einen Apple nutzt, der kann GPGTools verwenden. Thunderbird User nutzen am besten die Erweiterung Enigmail.

Office und Dateianhänge

Die maximal mögliche Größe für Dateianhänge ist dafür verantwortlich, ob ausgesuchte Dateien sich auch tatsächlich verschicken und empfangen lassen. In der Regel sind 100 MB erlaubt, während einige Provider nur 25 MB ermöglichen. Letztgenanntes kann möglicherweise nicht ausreichend sein. Wer zum Beispiel ein Digitalfoto, welches mit einer Vollformatkamera aufgenommen wurde, versenden möchte, der hat unter Umständen ein Foto mit einer Größe von mehr als 25 MB.

Sollen die Dateianhänge online bearbeitet werden können, muss sich der Anwender ebenfalls für bestimmte Provider entscheiden. Manche Anbieter, wie zum Beispiel Outlook, ermöglichen die Zusammenarbeit vom E-Mail-Programm mit der Office Software. Dadurch ist es möglich, in der Mail angehangene Excel-. Word- oder PowerPoint Dokumente gleich vom Browser aus zu bearbeiten.

Wer auf gespeicherte Daten zugreifen möchte, muss darauf achten, dass es drei verschiedene Möglichkeiten gibt:

1. per Webbrowser: das funktioniert bei sämtlichen Anbietern
2. per Desktop App: dies bieten nicht sämtliche Anbieter an
3. per WebDAV: Hier kann der Online Speicher als Windows Laufwerk eingebunden werden

Anzahl der Mailadresse

Bei einigen Anbietern erhalten Kunden bis zu 50 .de Adressen. Jedoch gibt es nur wenige Anwender, die tatsächlich so viele Adressen benötigen, selbst wenn der Account von der gesamten Familie genutzt wird. Bei einigen Providern gibt es pro Account nur eine einzige E-Mail-Adresse, es können aber beliebig viele Ersatzadresse (Aliasse) angelegt werden. Manche E-Mail Anbieter erlauben auch zwei Adressen pro Account.

 

Sicherheit der empfangenen Mails

Das besonders kostenpflichtige Anbieter in den meisten Vergleichen die vordersten Plätze liegen, liegt in der Regel daran, dass sie neben besonders vielen Extras auch besonders hohe Sicherheitsaspekte berücksichtigen. So liegen bei manchen Anbietern die Server in Deutschland. Hier haben sich die Provider verpflichtet, besonders hohe Sicherheitsstandards einzuhalten. Dazu zählt in der Regel die Garantie, dass die Daten auch ausschließlich in Deutschland unter Berücksichtigung der deutschen Datenschutzstandards gespeichert werden. Damit die hohe Qualität auf Anhieb zu erkennen ist, sind die Websites und Apps mit einem entsprechenden Gütesiegel ausgestattet.

Zwischen den Diensten werden Mails immer verschlüsselt übertragen, allerdings gibt es eine größere Sicherheit, wenn ein besonderes rechtsverbindliches System genutzt wird, welches eine vertrauliche Kommunikation garantiert. Hier sind Absender und Empfänger eindeutig identifizierbar und wer sich bei dem jeweiligen Provider registriert, der muss sich auch ausweisen. Einige Anbieter verwenden hierfür die sogenannte eID-Funktion vom Personalausweis. Außerdem gibt es bei einigen Providern die Möglichkeit, digitale Einschreiben zu versenden, bei denen dann der Absender eine Zustellungsbestätigung erhält, die rechtsverbindlich ist. Meistens ist diese Zustellung mit zusätzlichen Kosten verbunden. Ein weiteres Feature ist die Option Vertraulich, hier müssen Empfänger und Absender ihre Identität mit einer elektronischen Unterschrift verifizieren.

Vergleich der besten E-Mail Dienste

Heute ist es für die meisten Verbraucher selbstverständlich, dass sie eine eigene E-Mail-Adresse besitzen. Hierfür ist die Wahl des Anbieters entscheidend, denn vor allem der Punkt Sicherheit und der verfügbare Speicherplatz sind wichtige Features, die nicht jeder Provider gewährleistet. Aber auch spezielle Funktionen oder eine durchdachte Struktur sind ebenfalls wie Server in Deutschland von elementarer Wichtigkeit.

E-Mail-Anbieter Posteo

Posteo ist ein alternativer E-Mail Anbieter, der ein werbefreies und funktionsreiches Postfach unter einer name@posteo.de E-Mail-Adresse anbietet. Im Posteingang sind 2 GB Speicherplatz vorhanden und der Zugang ist über die Verbindungen IMAP, POP und Web möglich. Hinzu kommen einige Extras, wie zum Beispiel Kalender, Mailsammeldienste, zwei zusätzliche Mail Adressen und ein Adressbuch. Die Sicherheit ist mit einer 2-Faktor Authentifizierung gewährleistet, außerdem können die Daten der Kalender und das Postfach inklusive der Dateianhänge verschlüsselt werden. Möchten Behörden Zugang zu einem Postfach haben, so legt dies Posteo in einem Transparentbericht offen.

Posteo ist ein E-Mail Anbieter, der sich stark dem Umweltschutz widmet und um Nachhaltigkeit bemüht. Beispielsweise wird ausschließlich Ökostrom vom Versorger Greenpeace Energy bezogen und das Unternehmen arbeitet mit ökologischen Banken – der Umweltbank und der GLS Bank – zusammen. Sogar die Mitarbeiter nutzen ausschließlich Fahrräder und öffentliche Verkehrsmittel. In einem Test der Stiftung Warentest in der Ausgabe Oktober 2016 erhielt Posteo neben dem Provider Mailbox.org die Gesamtnote „sehr gut“. Gelobt wurden der Umgang mit den Nutzerdaten, die vielfältigen Funktionen und die Sicherheit. Auch an der Handhabung und am Kleingedruckten hatten die Tester nichts auszusetzen. Im Vergleich der Mailfunktionen wurde Posteo besser benotet als der Konkurrent Mailbox.org. Posteo ist kostenpflichtig und kostet derzeit einen Euro im Monat.

 

E-Mail Anbieter GMX Topmail

Bei dem kostenlosen Zugang gibt es bei GMX nur 1 GB Speicherplatz, beim kostenpflichtigen Programm GMX Topmail ist es entsprechend mehr. GMX gehört zur Initiative „E-Mail made in Germany“ und hält die Kundendaten auf einem Server in Deutschland. Seit 2014 sind sämtliche Mailanschlüsse bei GMX mit einer sicheren SSL Verschlüsselung vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt. Außerdem gilt für den Anbieter deutsches Recht und somit das deutsche Datenschutzgesetz, da Rechenzentrum und Server in Deutschland stehen.

Das Netzwerkprotokoll IMAP steht ausschließlich Premium Kunden für einen Monatsbeitrag von 2,99 € zur Verfügung. Der Vorteil von IMAP im Vergleich zu Pop3 liegt daran, dass sämtliche Aktionen auf allen Geräten, wie zum Beispiel auf das Smartphone, übertragbar sind. Ein kleiner Nachteil: anders als die Konkurrenten besitzt GMX keine Volltextsuche und der User kann zwar nach einem bestimmten Absender oder nach einem Betreff suchen, aber nicht nach einem bestimmten Mailinhalt.

E-Mail-Anbieter mailbox.org

Mailbox.org ist ein werbefreies Postfach, welches die E-Mail-Adresse name@mailbox.org anbietet mit drei Aliassen einen Posteingangsspeicher von 2 GB. Der Zugriff kann sowohl über IMAP wie auch POP oder per Weboberfläche erfolgen. Es gibt einen Kalender, ein Adressbuch, eine einfache und praktische Tabellenkalkulation und ein Textprogramm. Auch die Sicherheit wird bei Mailbox.org großgeschrieben und so gibt es eine 2-Wege-Authentisierung und Einmal-Passwörter. Außerdem werden die Daten nicht nur beim Postfach-Zugriff verschlüsselt, sondern auch beim Austausch mit anderen Mailprovidern.

Das Postfach kann mit PGP verschlüsselt werden und es gibt einige verschiedene Tarife, unter anderem auch spezielle für berufliche Anwender. Diese bieten dann einen größeren Speicherplatz, Extramailkonten für Mitarbeiter sowie die Möglichkeit, Tabellen oder Texte in einer gemeinsamen Dokumentenablage zu verwalten. Hinzu kommt eine Terminverwaltung für Gruppen sowie ein Outlook Connector.
Hinter dem Anbieter steht der Provider JPBerlin.

Auch bei Mailbox.org handelt es sich um einen alternativen Anbieter, der zum Beispiel Ökostrom von Lichtblick bezieht und dessen Mitarbeiter am CarSharing teilnehmen oder mit dem Fahrrad oder öffentlichen Nahverkehr zum Arbeitsplatz fahren. Die genutzte Ökobank ist die Sozialbank und nach eigener Aussage handelt es sich bei JPBerlin um ein sehr soziales Unternehmen. Im Testverfahren der Stiftung Warentest schnitt Mailbox.org besonders gut bei der Handhabung und den Sicherheitsfunktionen ab. Diese sind sogar minimal besser als beim Konkurrenten Posteo. Auch Mailbox.org kostet im Monat einen Euro.

 

E-Mail Anbieter Mail.de Plusmail

Mail.de bietet seinen Kunden besonders viel Komfort, hierzu gehören ein Adressbuch, ein Onlinekalender sowie ein online Speicher. Die Dienste sind allesamt auch mobil verfügbar und lassen sich mit dem Tablet PC oder Smartphone synchronisieren. Um ein Konto zu eröffnen, müssen sämtliche persönlichen Daten angegeben werden, wie zum Beispiel der Name, die vollständige Adresse sowie die Handynummer. Neben dem kostenlosen Dienst für E-Mail gibt es den Tarif Plusmail, der einige Vorteile bietet. So entfällt zum Beispiel die lästige Werbung durch Newsletter. Insgesamt vier Tarife stehen zur Auswahl und abhängig vom gewählten Tarif beträgt die Auswahl der Postfächer 10 bis 15 Mailadressen. Der Speicherplatz beginnt bei 2 GB und ist in den Premiumtarifen unbegrenzt.

Im Programm ist eine Rechtschreibprüfung integriert und wer möchte, kann sich über eingehende Mails mit einer Desktop Benachrichtigung informieren lassen. Die Mails lassen sich zudem mit Begriffen aus dem Inhalt der Mail durchsuchen. Mit den zahlungspflichtigen Premiumtarifen lassen sich SMS und Faxseiten in einer bestimmten Anzahl kostenlos versenden. Dies erfolgt direkt vom Computer aus und es ist kein Faxgerät erforderlich. Es gibt einen internen online Speicher, in dem Fotos, Dokumente, Musik und Videos gespeichert werden können und online Office ist ebenfalls integriert, wodurch Excel-, Word- und PowerPoint Dateien online bearbeitet und verwaltet werden können.

Außerdem ist ein Media Player integriert, wodurch sich Videos, Musik und Fotos einfach abspielen lassen. Die Rechenzentren befinden sich in Hamburg und somit werden die Daten unter Einhaltung der deutschen Datenschutzgesetze bearbeitet. Außerdem erfolgt die Datenübertragung automatisch verschlüsselt. Es gibt einen mail.de Authenticator in Form einer App für Android und iPhones. Dieser generiert einen sechsstelligen Log-in-Code, der nicht von Dritten verwendet werden kann. Wird der Hauptschlüssel verloren, so sorgt Perfect Forward Secrecy (PFS) dafür, dass die TLS Verschlüsselung nicht von Dritten entschlüsselt werden kann.

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