Träumen Sie auch davon, innerhalb von Sekunden das Gesuchte zu finden? Genau zu wissen, was sich in diesem Papierstapel befindet und keinen Termin mehr zu verpassen?
Das bringt Ordnung im Büro
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter kommt zu Ihnen ins Büro und möchte einen Vorgang einsehen. Oder fragt nach der Telefonnummer eines Kollegen, welcher diese auf einen Zettel geschrieben und bei Ihnen abgegeben hat. Oder Sie möchte für die kommende Besprechung Details zu Projekt xy heraussuchen. Stellen Sie sich nun vor, Sie finden diese Unterlagen auf Anhieb und müssen nicht lange suchen. Ein Traum, oder? Eine effiziente Büroorganisation ist für alle Mitarbeiter eines Unternehmens wichtig, und zwar quer durch alle Hierarchien. Dabei ist festzustellen, dass diejenigen, die in einer Hauruck-Aktion für Ordnung sorgen, diese meist nicht lange halten können.
Sich zu sortieren und ein eigenes Ordnungssystem zu finden, dauert seine Zeit. Noch einmal so lange dauert es, sich an Ordnung zu gewöhnen und diese zu halten. Ist das aber erst einmal gelungen, können Sie deutlich effizienter arbeiten, denn die langen Suchphasen entfallen. Wichtig ist dabei nicht nur an das eigene Büro zu denken, sondern an das ganze Unternehmen, denn beispielsweise auch das Firmenarchiv muss einer gewissen Ordnung unterliegen. Außerdem: Neben einer guten Büroorganisation ist es für ein reibungsloses Arbeiten wichtig, dass Druckerpatronen, Toner etc. vorrätig sind.
Ordnung erstreckt sich nicht nur auf Unterlagen und Notizen, die Ablage und Organisationssysteme, sondern auch auf die Arbeitsmittel, die in ausreichender Menge und griffbereit zur Verfügung stehen müssen.
Ordnung im Büro führt also zu mehr Effizienz und bringt damit gleichzeitig eine Kostenersparnis für das Unternehmen mit. Denn Sie verbringen Ihre Zeit nicht mehr mit dem Suchen, sondern finden Dinge und erledigen sie. Das wiederum bringt Ihnen persönlich einen Vorteil, denn Sie gehen abends zufriedener nach Hause.
Wir haben uns alle schon einmal mit der Büroorganisation befasst und herausgefunden, was funktioniert und was nicht. Dabei haben wir vielleicht festgestellt, dass es verschiedene Ordnungs- und Arbeitstypen gibt, doch auch das Genie braucht eine gewisse Ordnung! (#02)
Tipps zur besseren Büroorganisation
Wir haben uns alle schon einmal mit der Büroorganisation befasst und herausgefunden, was funktioniert und was nicht. Dabei haben wir vielleicht festgestellt, dass es verschiedene Ordnungs- und Arbeitstypen gibt, doch auch das Genie braucht eine gewisse Ordnung! Und wenn diese nur darin besteht, dass immer die gleichen Dinge am gleich falschen Platz liegen, ein System steht dennoch dahinter. Wer aber dazu neigt, alles wahllos durcheinander zu werfen, wird am Arbeitsplatz keine Effizienz erreichen. Es ist unglaublich, wie viel Zeit im Laufe eines Tages für das Suchen aufgewendet werden muss! Im Folgenden haben wir daher einige Tipps zur Büroorganisation aufgelistet, die Ihnen helfen, Ihren persönlichen Weg zu mehr Ordnung zu finden.
- Runter vom Schreibtisch!
Der Schreibtisch ist Ihr Arbeitsort und dieser sollte aufgeräumt sein. Lassen Sie nur darauf liegen, was Sie wirklich brauchen und vor allem, was Sie ständig benötigen! Um Postein- und –ausgang zu sortieren, Papier für Notizen griffbereit zu haben und eine Zwischenablage einzurichten, sind Ablagefächer gut, die Sie an den Rand des Schreibtischs stellen können. Für Terminangelegenheiten gibt es Monatsmappen, in die Sie die Unterlagen taggenau einordnen können. Eventuell ergänzen Sie die Mappe mit einer Jahresmappe, in die Sie Unterlagen monatsgenau einsortieren, wenn diese länger als vier Wochen Zeit haben. Sämtliche Unterlagen, die sich in einem wilden Durcheinander auf Ihrem Schreibtisch befinden, sollten Sie nun einordnen können. - Weg mit der Post!
Gehen wir nun das E-Mail-Postfach an, das im besten Fall an jedem Abend leer ist. Arbeiten Sie die Posteingänge der Reihe nach ab und versuchen Sie, diese in speziell angelegte Ordner zu verschieben. Nach Beendigung des Arbeitstages sollte hier nichts mehr ungesehen oder unerledigt liegen bleiben, denn Sie starten am nächsten Morgen direkt frustriert, wenn Sie bereits wissen, wie viel Arbeit noch auf Sie wartet. Rufen Sie die Post am Tage blockweise ab und bearbeiten Sie sie auch in dieser Form, so stehen Sie nicht plötzlich vor einem riesigen Berg an E-Mails, müssen aber Ihre derzeitige Tätigkeit auch nicht für die Bearbeitung einer einzelnen Mail unterbrechen. So etwas ist nicht effizient!
Aktenschränke stehen typischerweise in jedem Büro und sie fassen meist Unmengen von Akten, die bestenfalls nach dem Alphabet geordnet sind. (#04)
- Ab in den Aktenschrank!
Aktenschränke stehen typischerweise in jedem Büro und sie fassen meist Unmengen von Akten, die bestenfalls nach dem Alphabet geordnet sind. Dennoch: Wenn Sie eine bestimmte Akte suchen, versteckt sich diese oft erfolgreich hinter vielen anderen. Damit Sie den Überblick behalten, legen Sie die Ordner in verschiedenen Farben je nach Einsatzgebiet an und beschriften Sie sie in der immer gleichen Systematik. Untergliedern Sie die Themenbereiche innerhalb der Akten mithilfe von Registertrennblättern. Sortieren Sie nicht mehr benötigte Akten (auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen achten!) aus und lassen Sie diese nicht zu einem Papierberg werden.
Wichtig: Beschriften Sie möglichst keine Ordnung mit „Diverses“ oder „Anderes“. Immer wieder haben Sie zwar Dinge, die sich nicht so recht zuordnen lassen, doch derart beschriftete Ordner werden zum Sammelsurium an Dingen, die nach dem Ablegen kein Mensch mehr wiederfinden kann. Sie sind sozusagen das schwarze Loch im Büro: Einmal drin, für immer verschwunden! - Büromaterial ist lagerfähig!
Es scheint ein weit verbreiteter Brauch zu sein, Büromaterial erst nachzubestellen, wenn das jeweils letzte Exemplar seiner Art in Gebrauch ist. Nicht selten kommt es dann zu Engpässen, weil Toner, Papier oder Heftklammern doch schneller aufgebraucht wurden, als gedacht. Jeder im Team sollte seine Grundausstattung an Büromaterialien und –geräten an seinem Arbeitsplatz haben. Darüber hinaus gibt es einen zentralen Platz, an dem diese Dinge gelagert werden und wo dafür gesorgt werden muss, dass von allem immer Vorrat vorhanden ist.
Wenn Sie für Ordnung im Büro sorgen, seien Sie radikal. Das heißt, dass Sie auch wirklich Dinge aussortieren, die Sie so nicht mehr benötigen und die auch von Ihren Kollegen nicht gebraucht werden. (#01)
Effektive Büroorganisation: Seien Sie radikal
Wenn Sie für Ordnung im Büro sorgen, seien Sie radikal. Das heißt, dass Sie auch wirklich Dinge aussortieren, die Sie so nicht mehr benötigen und die auch von Ihren Kollegen nicht gebraucht werden. Es bringt nichts, allzu Vieles aufzuheben für den Fall, dass es schon irgendwann gebraucht wird. In den meisten Fällen ist das nämlich nicht so und die lange gelagerten Dinge lagern einfach noch länger. Stichproben in verschiedenen Büros haben gar ergeben, dass rund drei Viertel aller Dinge entsorgt werden können!
Erschreckend und gleichzeitig faszinierend: Was tun Sie bloß mit dem dann entstandenen Platz? Wichtig ist in dem Zusammenhang auch die Überlegung, wie viel wir überhaupt auf Papier lagern müssen und ob es in den meisten Fällen nicht reicht, wenn wir die Dinge auf dem Computer speichern. Vielleicht zusätzlich auf einer externen Festplatte. In den wenigsten Fällen lohnt es sich aber, bestimmte Unterlagen sowohl im Rechner als auch auf Papier zu haben, meist wird ohnehin die Rechner-Variante angesehen und bearbeitet.
Versuchen Sie auch, möglichst nicht rückfällig zu werden. Wenn Sie bemerken, dass wieder einmal Dinge rasch auf dem Schreibtisch abgelegt wurden, sortieren Sie diese sofort. Warten Sie nicht erst bis zu einem bestimmten Zeitpunkt oder bis zum Freitag und damit zum Ende der Arbeitswoche, denn bis dahin haben sich unzählige Dinge zusätzlich angesammelt. Zumal auch Kollegen eine derartige Ablage mitnutzen und das Chaos noch verschlimmern. Sorgen Sie gleich wieder für Ordnung und bleiben Sie damit effizient!
Der Schreibtisch ist Ihr Arbeitsort und dieser sollte aufgeräumt sein. Lassen Sie nur darauf liegen, was Sie wirklich brauchen und vor allem, was Sie ständig benötigen! (#03)
Verzetteln Sie sich nicht
Schnell noch eine Telefonnummer notiert, dort einen Termin hingeschrieben, hier eine Idee zum neuen Projekt. Leider ist erwiesen: Klebenotizen führen zum „Verzetteln“! Dieser Ausdruck kommt nicht von ungefähr und es ist tatsächlich so, dass die wunderbaren kleinen Helferlein, die als Post-its bekannt sind, dazu führen, dass wir nicht mehr effektiv arbeiten können. Wir lesen alle mehrfach durch, weil wir das finden wollen, was wir suchen. Daher der Tipp: Schreiben Sie nur wirklich dringende Dinge auf derlei Zettel und sortieren Sie diese nach Priorität. Im besten Fall haben Sie am Ende des Arbeitstages keine derartigen Zettel mehr übrig und können am nächsten Tag notizfrei starten.
Wichtige Termine gehören in den Kalender, bestenfalls in den Tischkalender und in die PC-Version, wo Sie auch noch die Erinnerungsfunktion aktivieren können. Ideen und kreative Vorschläge kommen in ein speziell dafür angelegtes Notizbuch, das sogar den Vorteil hat, dass Sie es überall mit hinnehmen können. Versuchen Sie das mal mit den diversen gelben Zetteln, die all Ihre Ideen erfasst und festgehalten haben!
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